Nebenkostenabrechnung für Vermieter in Gerolstein, der Vulkaneifel und dem Eifelkreis Bitburg-Prüm
So einfach erstellen wir Ihre Betriebskostenabrechnung – auf Wunsch auch bundesweit
Sie vermieten in der Eifel und die Nebenkostenabrechnung bleibt jedes Jahr liegen? Wir übernehmen sie komplett – als Vermieter für Vermieter, aus Gerolstein. Abgerechnet wird auf Stundenbasis nach tatsächlichem Aufwand, nicht nach Pauschale. Sie schicken uns Ihre Unterlagen, wir kümmern uns um alles Weitere: Belege prüfen, Messdienst kontaktieren, Abrechnung erstellen, Anschreiben für Ihre Mieter erstellen.
Vor Ort für Vermieter in Gerolstein, Daun, Hillesheim, Prüm und Bitburg – und weil die Abrechnung keinen Ortstermin braucht, erstellen wir sie digital oder per Post auch bundesweit.
Unverbindlich anfragen Welche Unterlagen wir brauchen
Abrechnungsjahr 2025: Ihre Abrechnung muss den Mietern bis zum 31.12.2026 zugegangen sein (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Danach können Sie eine Nachforderung in aller Regel nicht mehr durchsetzen – ein Guthaben müssen Sie trotzdem auszahlen.
Warum Vermieter die Nebenkostenabrechnung abgeben
Eine Nebenkostenabrechnung ist schnell geschrieben und ebenso schnell angreifbar. Der Bundesgerichtshof verlangt vier Mindestangaben, das Gesetz eine Zwölf-Monats-Frist, die Betriebskostenverordnung eine saubere Trennung zwischen umlagefähig und nicht umlagefähig. Wird eine dieser Anforderungen verfehlt, kann das Ihre Nachforderung kosten.
Dazu kommt: In den letzten drei Jahren hat sich mehr geändert als in den zehn Jahren davor. Das Kabelfernseh-Privileg ist entfallen, Wärmepumpen sind verbrauchsabhängig abzurechnen, die CO₂-Kosten werden zwischen Ihnen und Ihren Mietern aufgeteilt, und die Belegeinsicht ist seit 2025 ausdrücklich im Gesetz geregelt. Wer nach der Vorlage von 2019 abrechnet, rechnet nicht mehr auf dem aktuellen Stand.
Was wir für Sie übernehmen
Sie schicken uns die Unterlagen – alles Weitere machen wir. Auch die Abstimmung mit Ihrem Messdienstleister, falls Unterlagen fehlen oder noch angefordert werden müssen.
Das erledigen wir
- Belege sichten und sortieren – auch als Fotostapel, per Post oder im Aktenordner
- Fehlende Belege beschaffen: Wir fragen bei Versorgern, Verbandsgemeindewerken, Ihrer Kommune oder Versicherung nach
- Kontakt zum Messdienstleister (Techem, ista, Brunata, KALO): Wir fordern die Heizkostenabrechnung an, prüfen sie und arbeiten sie ein – einschließlich der CO₂-Aufteilung
- Umlagefähigkeit prüfen nach § 2 BetrKV und Ihrem Mietvertrag – einschließlich der Positionen, die seit 2024 herausfallen
- Verteilerschlüssel anwenden: Wohnfläche, Personenzahl, Wohneinheiten, Verbrauch oder direkte Zuordnung
- Zeitanteilig abgrenzen, wenn eine Versicherung oder ein Vertrag nicht deckungsgleich mit dem Abrechnungszeitraum läuft
- Mieterwechsel und Leerstand korrekt behandeln – Leerstandsanteile trägt der Eigentümer, nicht die übrigen Mieter
- Einzelabrechnung je Mieter mit nachvollziehbarem Rechenweg
- Fertiges Anschreiben je Mieter – mit Nachzahlungsbetrag oder Guthaben, Ihrer Bankverbindung, Zahlungsfrist und auf Wunsch dem Vorschlag, die Vorauszahlung anzupassen
- Aufstellung der haushaltsnahen Dienstleistungen und Handwerkerleistungen nach § 35a EStG, damit Ihre Mieter den Steuerbonus nutzen können
- Plausibilitätsprüfung gegen das Vorjahr: Was ist auffällig gestiegen und warum
- Fristenübersicht, damit Sie wissen, wann die Abrechnung raus muss
Womit Sie rechnen sollten
- Die Heizkostenabrechnung selbst erstellt der Messdienst. Die verbrauchsabhängige Erfassung darf nur er vornehmen. Wir kümmern uns um die Anforderung, prüfen das Ergebnis und arbeiten es ein – Sie haben damit nichts zu tun. Gibt es noch keinen Messdienst, sagen wir Ihnen, was Sie brauchen.
- Keine Rechtsberatung. Streitige Einzelfälle, die Auslegung unklarer Mietvertragsklauseln und die Vertretung gegenüber Ihren Mietern gehören zum Anwalt. Wo es rechtlich strittig wird, sagen wir es Ihnen deutlich, statt Sie hineinlaufen zu lassen.
- Die Zustellung stimmen wir mit Ihnen ab. Die Frist läuft gegen den Zugang beim Mieter. Sie entscheiden, ob Sie selbst versenden oder ob wir den Versand vorbereiten – der Zugangsnachweis bleibt entscheidend.
Für wen wir arbeiten
Private Vermieter mit einer bis zwanzig Einheiten, Erbengemeinschaften, Eigentümer einer vermieteten Eigentumswohnung, die aus der Hausgeldabrechnung eine Mieterabrechnung machen müssen, und Vermieter, die keine laufende Hausverwaltung wollen – sondern nur die Abrechnung.
Abrechnung auf Stundenbasis – Sie haben es selbst in der Hand
Pauschalpreise? Nicht bei uns. Ein Anbieter, der einen Festpreis je Wohneinheit plakatiert, kalkuliert den Schuhkarton voller Kassenbons genauso wie die fertig sortierte PDF-Sammlung. Einer von beiden zahlt drauf – und meistens ist es der Ordentliche.
Bei uns zahlen Sie, was tatsächlich anfällt. Den Stundensatz nennen wir Ihnen im ersten Gespräch.
Warum geordnete Unterlagen so viel günstiger sind
Der größte Kostenfaktor ist nicht die Zahl Ihrer Wohnungen, sondern der Zustand Ihrer Belege. Ein Beispiel aus der Praxis:
Wenn Sie uns alle Belege digital schicken – als PDF oder sauberer Scan, dazu Mietverträge, Wohnflächen und die geleisteten Vorauszahlungen in einer Liste – dann können wir sofort rechnen. Wir prüfen die Umlagefähigkeit, ordnen zu, verteilen und schreiben die Abrechnung. Das ist der schnellste und damit günstigste Weg.
Wenn Sie uns einen Aktenordner in die Hand drücken, machen wir das auch – daran soll es nicht scheitern. Nur dauert es länger: Wir sortieren und erfassen die Belege erst einmal. Und wenn Rechnungen fehlen, müssen wir sie beim Versorger, bei den Verbandsgemeindewerken, bei Ihrer Kommune oder beim Messdienst anfordern. Jede dieser Anfragen bedeutet Wartezeit und Nachfassen. Genau dieser Teil macht eine Abrechnung teuer – nicht das Rechnen selbst.
Der ehrlichste Spartipp, den wir haben
Sammeln Sie das Jahr über. Ein Ordner auf dem Rechner oder ein E-Mail-Postfach, in das jede Rechnung sofort wandert, wenn sie kommt. Das kostet Sie zwölf Mal zwei Minuten – und halbiert im Zweifel unsere Rechnung. Auch in den Folgejahren profitieren Sie von einer bereits bestehenden Objektakte. Wenn Sie uns erneut mit der Nebenkosten- bzw. Betriebskostenabrechnung für dasselbe Objekt beauftragen, liegen wichtige Stammdaten wie Wohnfläche, Verteilerschlüssel, Zugangsdaten zu Messdienstleistern und weitere objektspezifische Angaben bereits vor. Dadurch kann die Abrechnung in der Regel schneller und effizienter und somit günstiger erstellt werden.
Wichtig für Ihre Steuererklärung: Unser Honorar können Sie absetzen
Was wir Ihnen für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung berechnen, ist für Sie als Vermieter in aller Regel in voller Höhe als Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung abziehbar. Je nach persönlichem Steuersatz tragen Sie also nur einen Teil der Kosten selbst.
Was dagegen nicht geht: unser Honorar auf Ihre Mieter umlegen. Kosten der Verwaltung sind ausdrücklich keine Betriebskosten (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV) – unabhängig davon, was im Mietvertrag steht. Fragen Sie zur steuerlichen Behandlung im Einzelfall bitte Ihre Steuerberatung.
In fünf Schritten zur fertigen Abrechnung
Kein Portal, kein Konto, keine App. Sie schicken uns Ihre Unterlagen so, wie es Ihnen am liebsten ist – per E-Mail, über einen Download-Link, per WhatsApp, per Post oder Sie bringen den Ordner vorbei.
Kurzes Gespräch
Sie rufen an oder schreiben uns. Wir klären in zehn Minuten, um welches Objekt es geht, welcher Zeitraum abgerechnet wird und was schon vorliegt. Kostenlos und unverbindlich.
Unterlagen und Schätzung
Sie erhalten unsere Checkliste und schicken, was Sie haben. Wir sehen es durch, sagen Ihnen was fehlt und nennen eine Aufwandsspanne. Erst wenn Sie zustimmen, geht es los.
Wir erledigen alles
Wir beschaffen fehlende Belege, fordern die Heizkostenabrechnung beim Messdienst an, prüfen die Umlagefähigkeit jeder Position, wenden die richtigen Verteilerschlüssel an und gleichen gegen das Vorjahr ab. Rückfragen sammeln wir und stellen sie gebündelt – nicht scheibchenweise.
Anschreiben für jeden Mieter
Jeder Mieter bekommt ein fertiges, freundlich formuliertes Anschreiben. Darin steht klar, ob er nachzahlen muss oder ein Guthaben bekommt, wie hoch der Betrag ist, bis wann er zu zahlen ist und auf welches Konto.
Dazu die Aufstellung der haushaltsnahen Dienstleistungen und Handwerkerleistungen nach § 35a EStG – damit Ihr Mieter einen Teil davon über seine Steuererklärung zurückholen kann. Auf Wunsch schlagen wir zusätzlich eine angepasste Vorauszahlung vor.
Ihre Freigabe und Versand
Sie bekommen alles zur Durchsicht: Gesamtaufstellung, jede Einzelabrechnung, die Anschreiben und die § 35a-Aufstellung. Änderungswünsche arbeiten wir ein. Danach versenden Sie – oder wir bereiten den Versand so vor, dass Sie ihn nur noch abschicken müssen.
Danach sind Sie nicht allein
Fragt ein Mieter nach, wie eine Position zustande kommt, erklären wir Ihnen den Rechenweg, damit Sie sachlich antworten können.
Und wenn Sie im nächsten Jahr wieder anrufen, stehen Stammdaten, Flächen und Verteilerschlüssel bereits – das spart Zeit und damit Geld.
Welche Unterlagen wir brauchen
Haken Sie ab, was Sie schon haben. Je mehr grün ist, desto schneller und günstiger wird es. Fehlt etwas – kein Problem, wir beschaffen es für Sie. Es kostet dann nur zusätzliche Zeit.
Zum Objekt und zu den Mietern
Die Kostenbelege
Technik und Sonstiges
Sie haben nicht alles? Das ist der Normalfall.
Schicken Sie uns einfach, was da ist. Wir sagen Ihnen dann, was noch fehlt, und beschaffen es auf Wunsch selbst – bei Versorgern, Verbandsgemeindewerken, Ihrer Kommune, Versicherung oder dem Messdienst. Dafür brauchen wir nur eine kurze Vollmacht von Ihnen.
Sonderfall: vermietete Eigentumswohnung
Wenn Sie eine Eigentumswohnung vermieten, brauchen wir zusätzlich die Hausgeldabrechnung Ihrer WEG und nach Möglichkeit den Wirtschaftsplan.
Der wichtigste Punkt dabei: Die Hausgeldabrechnung ist keine Nebenkostenabrechnung für Ihren Mieter. Sie enthält mehrere Positionen, die nicht auf Mieter umgelegt werden dürfen und die heraus müssen:
- Zuführung zur Erhaltungsrücklage
- Verwaltervergütung der WEG
- Instandhaltungs- und Reparaturkosten
- Kontoführungsgebühren der Gemeinschaft
- Kosten der Eigentümerversammlung
Diese Positionen sehen auf den ersten Blick nach Betriebskosten aus und sind keine. Genau daran scheitern viele selbst erstellte Abrechnungen. Wir rechnen sie heraus und machen aus der Hausgeldabrechnung eine korrekte Mieterabrechnung.
Eigenleistung: ja, das geht – mit Nachweis
Wenn Sie Winterdienst, Treppenhausreinigung oder Gartenpflege selbst übernehmen, dürfen Sie diese Leistung umlegen – höchstens in Höhe dessen, was ein Fachbetrieb ohne Umsatzsteuer berechnet hätte (§ 1 Abs. 1 BetrKV). Der Ansatz muss nachvollziehbar und der Höhe nach plausibel sein. Ein einfaches Stundenblatt mit Datum, Tätigkeit und Dauer ist dafür die sinnvollste Dokumentation – wir sagen Ihnen gern, wie es aussehen sollte.
Woran eine Nebenkostenabrechnung scheitert
Dieser Abschnitt ist bewusst ausführlich. Wenn Sie am Ende beschließen, es doch selbst zu machen – auch gut. Dann wissen Sie wenigstens, worauf es ankommt.
Die vier Mindestangaben
Nach ständiger Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs gehören vier Angaben in jede Abrechnung. Fehlt eine davon, kann die Abrechnung formell fehlerhaft sein – und eine formell fehlerhafte Abrechnung gefährdet Ihre Nachforderung, wenn die Abrechnungsfrist bereits abgelaufen ist.
„In die Abrechnung sind bei Gebäuden mit mehreren Wohneinheiten regelmäßig folgende Mindestangaben aufzunehmen: eine Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Angabe und Erläuterung der zugrunde gelegten Verteilerschlüssel, die Berechnung des Anteils des Mieters und der Abzug seiner Vorauszahlungen."
BGH, Urteil vom 19.11.2008 – VIII ZR 295/07; fortgeführt in BGH, Urteil vom 20.01.2016 – VIII ZR 93/15 und BGH, Urteil vom 29.01.2020 – VIII ZR 244/18Der Maßstab dahinter ist einfach zu merken: Ein durchschnittlich gebildeter Mieter ohne Fachkenntnisse muss die Abrechnung gedanklich und rechnerisch nachvollziehen können. Alles, was er erst mit Taschenrechner und Rückfrage versteht, ist ein Risiko.
Die Frist – und der Denkfehler, der sie kostet
§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB: Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Bei Abrechnung nach Kalenderjahr ist das jeweils der 31. Dezember des Folgejahres. Nach Ablauf ist eine Nachforderung ausgeschlossen – es sei denn, Sie haben die Verzögerung nicht zu vertreten, etwa weil ein Gebührenbescheid ohne Ihr Zutun zu spät kam.
Entscheidend ist der Zugang, nicht die Erstellung
Der Bundesgerichtshof ist hier eindeutig: Die Frist ist nur gewahrt, wenn die Abrechnung dem Mieter innerhalb der Frist zugeht. Rechtzeitiges Absenden genügt nicht, die Post gilt als Ihr Erfüllungsgehilfe, und die Beweislast für den Zugang liegt bei Ihnen (BGH, Urteil vom 21.01.2009 – VIII ZR 107/08).
Praktisch heißt das: nicht am 30. Dezember in den Briefkasten werfen. Planen Sie Mitte November als internen Stichtag und sichern Sie den Zugang – Einwurf-Einschreiben, Übergabe mit Zeugen oder Empfangsbestätigung.
Zwei Dinge, die viele falsch erinnern
Ein Guthaben müssen Sie auch nach Fristablauf auszahlen. Die Ausschlusswirkung trifft nur Ihre Nachforderung, nicht den Anspruch Ihres Mieters.
Ihr Mieter hat ebenfalls zwölf Monate – gerechnet ab Zugang der Abrechnung – um Einwendungen zu erheben (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Danach kann er grundsätzlich keine Einwendungen mehr geltend machen, es sei denn, er hat die Verzögerung nicht zu vertreten. Eine saubere, verständliche Abrechnung, die früh zugeht, bringt Ihnen diese Sicherheit also früher.
Umlagefähig ist nur, was im Katalog steht – und im Mietvertrag vereinbart ist
Der Katalog des § 2 BetrKV hat 17 Nummern. Beide Voraussetzungen müssen zusammenkommen: Die Kostenart muss im Katalog stehen und im Mietvertrag als umlagefähig vereinbart sein. Fehlt die Vereinbarung, tragen Sie die Kosten selbst – auch wenn die Position im Katalog steht.
Der gesetzliche Regelfall: Wohnfläche
Ist im Mietvertrag nichts anderes vereinbart und wird nicht verbrauchsabhängig erfasst, sind Betriebskosten nach Wohnfläche umzulegen (§ 556a Abs. 1 BGB). Abweichende Schlüssel – etwa nach Personenzahl oder Wohneinheiten – setzen eine wirksame Vereinbarung voraus. Die folgende Übersicht zeigt deshalb, welche Schlüssel in der Praxis häufig verwendet werden; welcher für Ihr Objekt gilt, prüfen wir anhand Ihres Mietvertrags.
| Nr. | Kostenart nach § 2 BetrKV | Häufig verwendeter Schlüssel |
|---|---|---|
| 1 | Laufende öffentliche Lasten (Grundsteuer) | Wohnfläche |
| 2 | Wasserversorgung | Verbrauch bei Erfassung, sonst Wohnfläche; Personenschlüssel nur bei Vereinbarung |
| 3 | Entwässerung | wie Wasserversorgung |
| 4 | Heizung und Brennstoffversorgung | 50–70 % Verbrauch, Rest Fläche (HeizkostenV) |
| 5 | Warmwasserversorgung | 50–70 % Verbrauch, Rest Fläche |
| 6 | Verbundene Heizungs- und Warmwasseranlagen | nach § 9 HeizkostenV |
| 7 | Aufzug | Wohnfläche; Wohneinheiten nur bei Vereinbarung |
| 8 | Straßenreinigung und Müllbeseitigung | Wohnfläche; Personenschlüssel beim Müll verbreitet, aber nur bei Vereinbarung |
| 9 | Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung | Wohnfläche; Wohneinheiten bei Vereinbarung |
| 10 | Gartenpflege | Wohnfläche; Wohneinheiten bei Vereinbarung |
| 11 | Beleuchtung (Allgemeinstrom) | Wohnfläche; Wohneinheiten bei Vereinbarung |
| 12 | Schornsteinreinigung | Wohnfläche |
| 13 | Sach- und Haftpflichtversicherung | Wohnfläche |
| 14 | Hauswart | Wohnfläche; Wohneinheiten bei Vereinbarung |
| 15 | Gemeinschaftsantenne, Breitband, Glasfaser | Wohnfläche oder Wohneinheiten – Kabel-TV aus Sammelverträgen seit 01.07.2024 nicht mehr umlagefähig |
| 16 | Wascheinrichtungen | Verbrauch oder Wohnfläche |
| 17 | Sonstige Betriebskosten | nur bei ausdrücklicher Einzelbenennung im Mietvertrag |
Nummer 17 ist die häufigste Stolperfalle
„Sonstige Betriebskosten" ist ein Auffangtatbestand – aber kein Freibrief. Eine pauschale Klausel im Mietvertrag reicht nicht. Jede Position, die Sie darüber umlegen wollen – Wartung der Rauchwarnmelder, Dachrinnenreinigung, Prüfung der Elektroanlage, Legionellenprüfung, Wartung der Blitzschutzanlage – muss im Mietvertrag einzeln und konkret benannt sein. Steht sie dort nicht, zahlen Sie.
Was Sie nicht umlegen dürfen
Nicht umlagefähig
- Verwaltungskosten – auch unser Honorar für diese Abrechnung (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV)
- Instandhaltung und Instandsetzung, also jede Reparatur
- Zuführung zur Erhaltungsrücklage bei Eigentumswohnungen
- Kontoführungsgebühren und Bankkosten
- Mietausfallwagnis und Leerstandskosten
- Einmalige Kosten – Betriebskosten müssen laufend anfallen
- Anschaffung von Rauchwarnmeldern – Miete und Wartung können umlagefähig sein, der Kauf nicht
Seit 1. Juli 2024 nicht mehr umlagefähig
Kabelfernsehen aus Sammelanschlussverträgen. Das Nebenkostenprivileg ist mit dem Telekommunikationsmodernisierungsgesetz entfallen. Wer die Kabelgebühren für Altanlagen weiter über Nummer 15 umlegt, rechnet falsch – und das betrifft in der Eifel eine ganze Reihe älterer Mehrfamilienhäuser.
Ein Glasfaserbereitstellungsentgelt kann unter den Voraussetzungen des § 556 Abs. 3a BGB weiterhin umgelegt werden, aber unter engen Bedingungen und zeitlich begrenzt. Das prüfen wir bei jeder Erstabrechnung gezielt.
Belegeinsicht: seit 2025 auch elektronisch
Ihr Mieter kann verlangen, die Belege einzusehen. Dieser Anspruch war schon vorher anerkannt; seit dem 1. Januar 2025 ist er ausdrücklich in § 556 Abs. 4 BGB geregelt – und dort steht zugleich, dass Sie die Belege elektronisch bereitstellen dürfen. Wer seine Belege ohnehin digital ablegt, kann sie also einfach als PDF-Paket schicken, statt einen Termin im Büro anzubieten. Ein weiterer Grund, das Papier abzuschaffen.
Heizkosten und CO₂-Aufteilung
Heizkostenverordnung
Heiz- und Warmwasserkosten sind zu mindestens 50 % und höchstens 70 % nach erfasstem Verbrauch abzurechnen (§ 7 Abs. 1 HeizkostenV). Der Rest geht nach Wohnfläche oder umbautem Raum.
Wird dagegen verstoßen, darf Ihr Mieter seinen Anteil um 15 % kürzen (§ 12 Abs. 1 Satz 1 HeizkostenV).
Weniger bekannt: Ein zusätzliches Kürzungsrecht von 3 % kann greifen, wenn die Ausstattung entgegen § 5 nicht fernablesbar ist oder die monatlichen Verbrauchsinformationen nach § 6a nicht mitgeteilt werden.
Nachrüstfrist zum 31. Dezember 2026
Bis zum 31. Dezember 2026 müssen alle nicht fernablesbaren Zähler und Heizkostenverteiler im Bestand nachgerüstet oder ausgetauscht sein (§ 5 HeizkostenV). Diese Frist läuft jetzt ab.
Wenn Ihr Objekt noch mit Geräten arbeitet, die einmal jährlich vor Ort abgelesen werden, sprechen Sie Ihren Messdienst darauf an – oder wir tun es für Sie.
Wärmepumpen: seit Oktober 2024 verbrauchsabhängig
Mit der Novelle vom 1. Oktober 2024 sind Wärmepumpen aus dem Ausnahmekatalog der Heizkostenverordnung gestrichen worden; die Übergangsfrist zur Installation der Messtechnik ist am 30. September 2025 abgelaufen und gilt seither nicht mehr. Wer eine zentrale Wärmepumpe betreibt und weiter pauschal nach Fläche abrechnet, riskiert damit das Kürzungsrecht des Mieters. Für die Eifel ist das relevant: Hier wurden in den letzten Jahren viele Öl- und Gasheizungen gegen Wärmepumpen getauscht. Ob im Einzelfall gekürzt werden darf, hängt von den konkreten Voraussetzungen ab – wir schauen uns das für Ihr Objekt an.
CO₂-Kosten: das Zehn-Stufen-Modell
Seit 1. Januar 2023 tragen Sie als Vermieter einen Teil des CO₂-Preises für Erdgas und Heizöl selbst – und zwar umso mehr, je schlechter Ihr Gebäude energetisch dasteht. Maßgeblich ist der CO₂-Ausstoß je Quadratmeter Wohnfläche und Jahr.
| Stufe | kg CO₂ je m² und Jahr | Anteil Mieter | Anteil Vermieter |
|---|---|---|---|
| 1 | unter 12 | 100 % | 0 % |
| 2 | 12 bis unter 17 | 90 % | 10 % |
| 3 | 17 bis unter 22 | 80 % | 20 % |
| 4 | 22 bis unter 27 | 70 % | 30 % |
| 5 | 27 bis unter 32 | 60 % | 40 % |
| 6 | 32 bis unter 37 | 50 % | 50 % |
| 7 | 37 bis unter 42 | 40 % | 60 % |
| 8 | 42 bis unter 47 | 30 % | 70 % |
| 9 | 47 bis unter 52 | 20 % | 80 % |
| 10 | 52 und mehr | 5 % | 95 % |
Wenn die Aufteilung unterbleibt
Dann darf Ihr Mieter seinen Anteil an den Heizkosten um 3 % kürzen (§ 7 Abs. 4 CO2KostAufG). Bei einem älteren, unsanierten Mehrfamilienhaus in der Eifel – und davon gibt es hier viele – landen Sie schnell in Stufe 8 bis 10 und tragen 70 bis 95 % des CO₂-Anteils. Das ist unangenehm, aber es ist geltendes Recht. Es wegzulassen macht es teurer, nicht billiger.
Haushaltsnahe Dienstleistungen: bares Geld für Ihre Mieter
Diese eine Seite am Ende der Abrechnung verändert die Stimmung bei einer Nachzahlung mehr als jede Erklärung.
In fast jeder Nebenkostenabrechnung stecken haushaltsnahe Dienstleistungen – Gartenpflege, Treppenhausreinigung, Winterdienst, Hauswart – und Handwerkerleistungen wie Heizungswartung, Schornsteinfeger oder wiederkehrende Prüfungen. Ihre Mieter können 20 % der darin enthaltenen Arbeitskosten direkt von ihrer Einkommensteuer abziehen (§ 35a EStG) – und zwar auch dann, wenn Sie als Vermieter den Vertrag mit dem Dienstleister geschlossen haben.
„Mieter können die Steuerermäßigung gemäß § 35a EStG für haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen auch dann geltend machen, wenn sie die Verträge mit den Leistungserbringern nicht selbst abgeschlossen haben."
BFH, Urteil vom 20.04.2023 – VI R 24/20, Leitsatz 1Voraussetzung ist, dass die Arbeitskosten getrennt ausgewiesen und unbar bezahlt wurden. Genau das leisten wir: Wir schlüsseln die Positionen auf und legen jeder Einzelabrechnung eine Aufstellung bei, die Ihr Mieter direkt in seine Steuererklärung übernehmen kann.
| Was | Rechtsgrundlage | Satz | Höchstbetrag |
|---|---|---|---|
| Haushaltsnahe Dienstleistungen Gartenpflege, Treppenhausreinigung, Winterdienst, Hauswart | § 35a Abs. 2 EStG | 20 % | 4.000 € |
| Handwerkerleistungen Heizungswartung, Schornsteinfeger, Reparaturen, Prüfungen | § 35a Abs. 3 EStG | 20 % | 1.200 € |
| Geringfügige Beschäftigung im Haushalt Minijob mit Haushaltsscheckverfahren | § 35a Abs. 1 EStG | 20 % | 510 € |
Was zählt
- Arbeitskosten – einschließlich Fahrt- und Maschinenkosten
- Die Leistung muss im Haushalt erbracht worden sein
- Es muss eine Rechnung geben
- Die Zahlung muss unbar erfolgt sein, also per Überweisung
Was nicht zählt
- Materialkosten – ausdrücklich ausgeschlossen (§ 35a Abs. 5 Satz 2 EStG)
- Barzahlungen an den Handwerker
- Rechnungen ohne getrennten Ausweis der Arbeitsleistung – deshalb fordern wir im Zweifel eine Aufschlüsselung nach
- Der Höchstbetrag gilt je Haushalt, nicht je Person
Warum wir das für Sie als Vermieter für wichtig halten
Eine Nachzahlung von 480 € liest sich anders, wenn auf derselben Abrechnung steht, dass davon 190 € Arbeitskosten für haushaltsnahe Dienstleistungen sind und der Mieter davon 38 € über seine Steuererklärung zurückholen kann. Es kostet uns zehn Minuten Mehrarbeit und Sie ein paar Euro – und es verhindert erfahrungsgemäß mehr Rückfragen als jede Erläuterung des Verteilerschlüssels. Deshalb ist diese Aufstellung bei uns nicht Zusatzoption, sondern Standard.
Was Vermieter uns am häufigsten fragen
Kurz und ohne Umschweife beantwortet. Wenn Ihre Frage fehlt, rufen Sie an – wir beantworten sie und ergänzen sie hier.
Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung beim Mieter sein?
Spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums – bei Abrechnung nach Kalenderjahr also bis zum 31. Dezember des Folgejahres (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB).
Entscheidend ist der Zugang beim Mieter, nicht die Erstellung und nicht das Absenden. Der BGH hat das ausdrücklich klargestellt (Urteil vom 21.01.2009 – VIII ZR 107/08); die Beweislast liegt bei Ihnen. Nach Fristablauf ist eine Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, Sie haben die Verzögerung nicht zu vertreten. Ein Guthaben müssen Sie auch dann auszahlen.
Welche Unterlagen brauchen Sie von mir?
Im Kern drei Gruppen: die Mietverträge aller Einheiten samt Nachträgen, die Kostenbelege des Abrechnungsjahres und die Stammdaten (Wohnflächen, Personenzahlen, Vorauszahlungen, Ein- und Auszugsdaten).
Die vollständige Liste zum Abhaken finden Sie im Abschnitt Unterlagen. Was fehlt, beschaffen wir auf Wunsch selbst – bei Versorgern, Verbandsgemeindewerken, Ihrer Kommune oder dem Messdienst.
Erstellen Sie auch die Heizkostenabrechnung?
Die verbrauchsabhängige Erfassung von Heizung und Warmwasser darf nur Ihr Messdienstleister vornehmen – Techem, ista, Brunata, KALO oder ein anderer. Sie müssen sich darum aber nicht selbst kümmern: Wir fordern die Heizkostenabrechnung beim Messdienst an, prüfen sie auf Plausibilität und arbeiten sie in Ihre Nebenkostenabrechnung ein, einschließlich der CO₂-Kostenaufteilung.
Ihre Mieter bekommen dadurch ein einziges, zusammenhängendes Dokument statt zwei getrennter Abrechnungen. Gibt es noch keinen Messdienst, sagen wir Ihnen, was Sie brauchen. Übrigens: Die Kosten der Heizkostenabrechnung sind selbst umlagefähig (§ 7 Abs. 2 HeizkostenV).
Erstellen Sie auch die Anschreiben für meine Mieter?
Ja, und zwar für jeden Mieter einzeln. Darin steht klar und freundlich formuliert, ob er nachzahlen muss oder ein Guthaben bekommt, wie hoch der Betrag genau ist, bis wann er zu zahlen ist und auf welches Konto.
Dazu legen wir die Aufstellung der haushaltsnahen Dienstleistungen und Handwerkerleistungen nach § 35a EStG bei, mit der Ihr Mieter einen Teil der Kosten über seine Steuererklärung zurückholen kann. Auf Wunsch schlagen wir zusätzlich eine angepasste monatliche Vorauszahlung vor, damit die nächste Abrechnung nicht wieder zu einer großen Nachzahlung führt.
Sie bekommen alles zur Freigabe und können es dann direkt versenden.
Ich habe nur eine vermietete Eigentumswohnung. Reicht da nicht die Hausgeldabrechnung?
Nein, und das ist einer der häufigsten Fehler überhaupt. Die Hausgeldabrechnung ist eine Abrechnung zwischen den Eigentümern, nicht zwischen Ihnen und Ihrem Mieter. Sie enthält Positionen, die nicht umlagefähig sind und heraus müssen:
- Zuführung zur Erhaltungsrücklage
- Verwaltervergütung der WEG
- Instandhaltungs- und Reparaturkosten
- Kontoführungsgebühren der Gemeinschaft
- Kosten der Eigentümerversammlung
Wer die Hausgeldabrechnung einfach weiterreicht, legt regelmäßig zu viel um. Fällt das auf, ist die Abrechnung angreifbar. Aus der Hausgeldabrechnung eine korrekte Mieterabrechnung zu machen, ist eine der Aufgaben, für die wir am häufigsten angefragt werden.
Was, wenn ich meine Belege gar nicht vollständig zusammenbekomme?
Dann beschaffen wir sie. Wir fordern fehlende Rechnungen bei Versorgern, Verbandsgemeindewerken, der Kommune, Ihrer Versicherung oder Ihrem Messdienst an – dafür brauchen wir nur eine kurze Vollmacht von Ihnen.
Das ist der zeitintensivste Teil der Arbeit, weil Wartezeiten und Nachfassen dazukommen. Deshalb sagen wir Ihnen vorher, wenn wir sehen, dass viel fehlt – dann können Sie entscheiden, ob Sie selbst anfragen oder es uns überlassen.
Kann ich Abrechnungen für zurückliegende Jahre nachholen?
Erstellen ja – nur bringt es Ihnen bei einer abgelaufenen Frist keine Nachforderung mehr ein. Der letzte Termin für den Zugang ist jeweils der 31. Dezember des Folgejahres.
Trotzdem kann es sinnvoll sein: Sie schulden Ihrem Mieter die Abrechnung ohnehin, ein Guthaben müssen Sie auszahlen, und ohne Abrechnung kann Ihr Mieter laufende Vorauszahlungen zurückhalten. Außerdem brauchen Sie die Zahlen für Ihre Steuererklärung. Rufen Sie an, dann schauen wir, ob ein Ausnahmefall vorliegt.
Was passiert, wenn mein Mieter der Abrechnung widerspricht?
Wir erklären Ihnen den Rechenweg jeder beanstandeten Position und prüfen, ob der Einwand berechtigt ist. Ist er es, korrigieren wir – ist er es nicht, bekommen Sie von uns die sachliche Begründung, mit der Sie antworten können.
Was wir nicht machen: Ihre Vertretung gegenüber dem Mieter oder eine rechtliche Bewertung streitiger Fälle. Das ist Rechtsdienstleistung und gehört zum Anwalt. Wird es juristisch, sagen wir Ihnen das deutlich, statt Sie in eine Auseinandersetzung laufen zu lassen.
Zur Einordnung: Ihr Mieter hat für Einwendungen zwölf Monate ab Zugang der Abrechnung (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Danach sind sie grundsätzlich ausgeschlossen.
Muss ich meinem Mieter die Belege zeigen?
Ja, auf Verlangen. Dieser Anspruch war schon lange anerkannt; seit dem 1. Januar 2025 steht er ausdrücklich in § 556 Abs. 4 BGB – zusammen mit der Klarstellung, dass Sie die Belege elektronisch bereitstellen dürfen.
Praktisch heißt das: Wer seine Belege ohnehin digital ablegt, kann sie auf Anfrage einfach als PDF-Paket schicken, statt einen Termin im Büro anzubieten.
Was ist mit den CO₂-Kosten?
Seit 2023 werden die CO₂-Kosten für Erdgas und Heizöl nach einem Zehn-Stufen-Modell zwischen Ihnen und Ihrem Mieter aufgeteilt (§ 5 CO2KostAufG). Je schlechter die energetische Qualität des Gebäudes, desto höher Ihr Anteil: von 0 % bei unter 12 kg CO₂ je m² und Jahr bis zu 95 % ab 52 kg.
Die Einstufung liefert Ihr Messdienst mit der Heizkostenabrechnung. Nehmen Sie die Aufteilung nicht vor, darf Ihr Mieter seinen Heizkostenanteil um 3 % kürzen. Wir arbeiten die Aufteilung ein und weisen sie in der Abrechnung getrennt aus.
Darf ich die Kabelfernseh-Gebühren noch umlegen?
Nein – nicht mehr. Das sogenannte Nebenkostenprivileg ist zum 30. Juni 2024 entfallen. Gebühren aus Sammelinschlussverträgen für Kabel-TV-Altanlagen dürfen seit dem 1. Juli 2024 nicht mehr über § 2 Nr. 15 BetrKV umgelegt werden.
Das betrifft in der Eifel eine ganze Reihe älterer Mehrfamilienhäuser, in denen der Anschluss noch über einen Sammelvertrag läuft. Für Glasfaser gibt es unter engen Voraussetzungen ein befristetes Bereitstellungsentgelt nach § 556 Abs. 3a BGB – das prüfen wir im Einzelfall.
Was bringt die Aufstellung der haushaltsnahen Dienstleistungen meinen Mietern?
Ihre Mieter können 20 % der in den Nebenkosten enthaltenen Arbeitskosten direkt von ihrer Einkommensteuer abziehen – bis zu 4.000 € jährlich für haushaltsnahe Dienstleistungen (Gartenpflege, Treppenhausreinigung, Winterdienst, Hauswart) und bis zu 1.200 € für Handwerkerleistungen (Heizungswartung, Schornsteinfeger, Prüfungen).
Der Bundesfinanzhof hat 2023 bestätigt, dass das auch dann gilt, wenn Sie als Vermieter die Verträge geschlossen haben (BFH, Urteil vom 20.04.2023 – VI R 24/20). Voraussetzung ist, dass Arbeitskosten getrennt ausgewiesen und unbar bezahlt wurden. Materialkosten zählen nicht.
Für Sie ist das ein günstiges Mittel gegen Ärger: Eine Nachzahlung wird deutlich besser aufgenommen, wenn der Mieter auf derselben Seite sieht, was er davon zurückholen kann.
Arbeiten Sie auch außerhalb der Eifel?
Für die Erstellung von Nebenkostenabrechnungen ja – bundesweit. Diese Leistung braucht keinen Ortstermin: Unterlagen kommen digital oder per Post, Rückfragen klären wir telefonisch, die fertige Abrechnung geht als PDF oder ausgedruckt an Sie.
Unsere übrigen Leistungen – laufende Mietverwaltung, Hausverwaltung, WEG-Verwaltung, Vermietung und Verkauf – bieten wir ausschließlich regional in der Vulkaneifel und im Eifelkreis Bitburg-Prüm an. Ob Gerolstein, Daun, Hillesheim und die umliegenden Orte oder Bitburg, Prüm, Speicher und Kyllburg: Wir sind auf die Eifel spezialisiert.Denn bei Immobilienverwaltung, Vermietung und Immobilienverkauf zählt regionale Erfahrung. Wir kennen die Immobilienmärkte, die örtlichen Besonderheiten sowie die Ansprechpartner bei Kommunen, Verbandsgemeinden und Versorgern. Vor Ort zu sein und die Region wirklich zu kennen, ist für uns die Grundlage guter Hausverwaltung.
Sind Sie ein Abrechnungsportal? Wo muss ich mich anmelden?
Nirgends. Es gibt kein Konto, keine App, kein Abo und keine Mindestlaufzeit. Sie schicken uns Ihre Unterlagen so, wie es Ihnen am liebsten ist – per E-Mail, über einen Download-Link, per WhatsApp, per Post oder Sie bringen den Ordner vorbei. Sie bekommen die fertige Abrechnung als PDF und auf Wunsch ausgedruckt.
Und es landen keine personenbezogenen Daten Ihrer Mieter in einem KI-System. Wir arbeiten mit Tabellenkalkulation und Verwaltungssoftware, nicht mit Belegen im Chatfenster.
Kann ich Sie später auch mit der ganzen Verwaltung beauftragen?
Können Sie – müssen Sie aber nicht. Die Abrechnung ist bei uns eine eigenständige Leistung ohne jede Verpflichtung für die Zukunft.
In der Praxis ergibt sich beides oft von selbst: Wer einmal gesehen hat, wie viel Arbeit im Jahr an einem vermieteten Objekt hängt, gibt manchmal auch die Mietverwaltung in der Vulkaneifel oder die Der Betriebskostenspiegel des Deutschen Mieterbunds für das Abrechnungsjahr 2024, veröffentlicht im Dezember 2025, weist im Bundesdurchschnitt 2,67 € je Quadratmeter und Monat aus, wenn alle Kostenarten anfallen – gegenüber 2,51 € im Vorjahr. Den größten Anteil machen Heizung und Warmwasser mit 1,32 € aus. Das ist ein Durchschnitt über ganz Deutschland und kein Maßstab für Ihr Objekt – ein freistehendes Zweifamilienhaus in der Eifel ohne Aufzug und ohne Hauswart liegt fast immer darunter. Als grobe Plausibilitätsprüfung taugt der Wert trotzdem.
Nebenkostenabrechnung in Gerolstein, Daun, Hillesheim, Prüm und Bitburg
Unser Büro ist in Gerolstein, mitten in der Vulkaneifel. Wir kennen hier die Verbandsgemeindewerke, die Gebührenbescheide, die Versorger und die typischen Objekte – vom Zweifamilienhaus mit Ölheizung bis zum sanierten Mehrfamilienhaus mit Wärmepumpe. Das macht die Belegbeschaffung schneller und damit für Sie günstiger.
Landkreis Vulkaneifel
Vor Ort erreichbar, Objektbegehung auf Wunsch möglich.
Gerolstein · Daun · Hillesheim · Birresborn · Pelm · Dockweiler · Jünkerath · Kelberg · Manderscheid · Gillenfeld · Üxheim · Lissendorf · Mürlenbach · Stadtkyll
Eifelkreis Bitburg-Prüm
Regelmäßig unterwegs, kurze Wege.
Bitburg · Prüm · Speicher · Kyllburg · Neuerburg · Arzfeld · Waxweiler · Schönecken · Bleialf · Irrel · Bettingen · Rittersdorf
Und außerhalb der Eifel?
Die Erstellung der Nebenkostenabrechnung bieten wir bundesweit an. Sie braucht keinen Ortstermin: Unterlagen kommen digital oder per Post, Rückfragen klären wir telefonisch, die fertige Abrechnung geht als PDF oder ausgedruckt an Sie. Ob Ihr Objekt in Trier, Koblenz, Köln oder Hamburg steht, macht für die Abrechnung keinen Unterschied.
Alle anderen Leistungen bleiben regional: laufende Mietverwaltung, WEG-Verwaltung, Vermietung und Verkauf übernehmen wir ausschließlich in der Vulkaneifel und im Eifelkreis Bitburg-Prüm. Dort sind wir vor Ort – und Verwaltung aus der Ferne halten wir schlicht nicht für gute Arbeit.
Andreas Gierens – Eifelwert Immobilien Gierens
Inhaber · Immobilienmakler und Hausverwalter in Gerolstein
Wir verwalten Miet- und Eigentumsobjekte in der Vulkaneifel und im Eifelkreis Bitburg-Prüm und erstellen die Nebenkostenabrechnungen für unsere Verwaltungsmandate seit Jahren selbst. Diese Leistung bieten wir auch einzeln an – für Vermieter, die keine laufende Hausverwaltung in Gerolstein brauchen, sondern nur einmal im Jahr jemanden, der die Abrechnung sauber macht.
Wir sind selbst Vermieter. Das prägt, wie wir rechnen: Eine Abrechnung soll nicht nur formal halten, sondern beim Mieter auch ankommen. Wer eine Abrechnung versteht, widerspricht seltener – und bleibt länger. Das ist am Ende mehr wert als jeder eingesparte Euro.
Schicken Sie uns, was Sie haben – wir sagen Ihnen, was es kostet
Ein Anruf, eine E-Mail oder eine WhatsApp-Nachricht genügt. Die erste Einschätzung ist kostenlos und unverbindlich: Wir schauen uns an, was vorliegt, sagen Ihnen was fehlt, und nennen eine Aufwandsspanne. Erst wenn Sie zustimmen, fangen wir an.
06591 8999707 anrufen Per WhatsApp schreiben E-Mail schreiben
Verwandte Leistungen
Kostenlos für Vermieter
Rechtlicher Hinweis. Wir erstellen Betriebs- und Nebenkostenabrechnungen als kaufmännisch-technische Dienstleistung im Auftrag von Vermietern und Eigentümern. Rechtsdienstleistungen erbringen wir ausschließlich im Rahmen des § 5 RDG als Nebenleistung zu dieser Tätigkeit. Eine individuelle Rechtsberatung, die Prüfung streitiger Einzelfälle sowie die außergerichtliche oder gerichtliche Vertretung gegenüber Mietern sind nicht Gegenstand unserer Leistung und Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten vorbehalten. Für steuerliche Beratung bleibt Ihre Steuerberaterin oder Ihr Steuerberater zuständig.
Für die Richtigkeit und Vollständigkeit der von Ihnen übermittelten Daten, Belege und mietvertraglichen Vereinbarungen sowie für die fristgerechte Zustellung der Abrechnung an Ihre Mieter sind Sie als Auftraggeber verantwortlich. Die Angaben auf dieser Seite geben den Rechtsstand August 2026 wieder und dienen der allgemeinen Information; sie ersetzen keine Beratung im Einzelfall.
